Na warszawskim rynku biurowym zakończył się okres komfortowego najmu biur. Rekordowy popyt przy najniższej od kilkunastu lat aktywności deweloperów doprowadził do gwałtownego ograniczenia dostępności nowoczesnych powierzchni, co szczególnie odczuwalne jest w centralnych obszarach miasta. Efektem tego jest rosnąca przewaga właścicieli w negocjacjach oraz fundamentalna zmiana strategii największych najemców.
Zwrot w podejściu do najmu
Jeszcze niedawno większość organizacji rozpoczynała rozmowy z właścicielami na około rok przed wygaśnięciem obowiązującej umowy. Dziś taki harmonogram przestał obowiązywać, bo firmy, których umowy wygasną w ciągu najbliższych 2–3 lat, konkurują o te same powierzchnie. Najemcy rozpoczynają proces wyboru siedziby z kilkuletnim wyprzedzeniem.
Michał Gliński, radca prawny, Partner Zarządzający w kancelarii Wardyński i Wspólnicy przyznaje, że wczesne rozpoczęcie negocjacji lub renegocjacji dużej umowy najmu pozwala, nie tylko na spokojną analizę rynku, ale przede wszystkim na świadome ukształtowanie zapisów prawnych zabezpieczających interesy najemcy na cały okres obowiązywania umowy.
- Z perspektywy prawnej kluczowe jest zaplanowanie strategii negocjacyjnej z odpowiednim wyprzedzeniem, tak aby najemca nie znalazł się w sytuacji presji czasowej, która osłabia jego pozycję wobec wynajmującego – informuje Michał Gliński.
Wczesne rozpoczęcie procesu pozwala przeanalizować dostępne opcje wynajmu, rozpocząć rozmowy dotyczące projektów będących w budowie czy negocjować warunki pozostania w obecnej lokalizacji. Inną możliwością, coraz szerzej rozpatrywaną w Warszawie przez spółki jest też zakup nieruchomości i przeznaczenie budynku na cele własnej działalności. Odpowiednio przygotowana strategia staje się dziś dla firm jednym z kluczowych elementów zarządzania ryzykiem operacyjnym.
Czas najcenniejszym aktywem najemców
Sytuacja na warszawskim rynku biur jest dziś na tyle wymagająca, że nawet rozpoczęcie procesu z kilkuletnim wyprzedzeniem nie gwarantuje zabezpieczenia powierzchni, która spełniałaby wszystkie oczekiwania firmy. Rozumieją to zarówno korporacje, jak i mniejsze firmy, które usprawniają swoje procesy decyzyjne i zwiększają elastyczność, dzięki czemu mają możliwość szybszego reagowania na pojawiające się okazje.
- W procesie wynajmu powierzchni w Warszawie wygrywa dziś, nie najwyższa oferta, ale szybka decyzja. Przewagę daje, nie tylko budżet, ale przede wszystkim odpowiednio wcześnie rozpoczęty proces najmu. Firmy, które zaczynają poszukiwania powierzchni z dużym wyprzedzeniem mają do wyboru różne opcje. Jeśli natomiast do zakończenia umowy pozostaje mniej niż rok, przy dużej skali najmu oznacza to dla firmy najczęściej wyłącznie możliwość renegocjacji umowy i pozostanie w tej samej lokalizacji - zauważa Bartłomiej Zagrodnik, Managing Partner, CEO w Walter Herz. - Jeśli czasu jest więcej analizujemy i porównujemy różne możliwości, także zakup mniejszych budynków biurowych na cele własne firm, o co spływa teraz coraz więcej zapytań - dodaje.
Popyt kilka długości przed podażą
Tempo zmian najlepiej pokazuje stopień aktywności najemców. W II kwartale 2026 roku wolumen najmu w Warszawie osiągnął rekordowo wysoki wynik, ponad 280 tys. mkw. Popyt netto wyniósł 134 tys. mkw. Renegocjacje odpowiadały za 52 proc. całkowitego wolumenu najmu. Wynik był efektem kilku transakcji przekraczających 10 tys. mkw. i rosnącej ilości liczby nowych umów obejmujących powierzchnie wielkości kilku tysięcy mkw.
Już wcześniej jednak rynek ustanowił bezwzględny rekord. W IV kwartale 2025 roku w Warszawie podpisane zostały umowy obejmujące 310 tys. mkw., co pozostaje najlepszym kwartalnym wynikiem w historii warszawskiego rynku biurowego, a renegocjacje i przedłużenia odpowiadały wtedy za 64 proc. całkowitej aktywności.
Rekordowy popyt nie był w tym czasie równomiernie rozłożony na całym rynku. Koncentrował się przede wszystkim tam, gdzie dostępne były największe moduły nowoczesnych powierzchni, czyli w Zachodnim Centrum Warszawy. W konsekwencji współczynnik pustostanów w tej lokalizacji spadł w ciągu jednego kwartału aż o połowę, osiągając wartość zaledwie 3,6 proc.
Brakuje przede wszystkim biur premium
Także poziom i struktura pustostanów dobrze odzwierciedla obecną sytuację na rynku w Warszawie. Statystycznie wolna powierzchnia biurowa na rynku nadal istnieje, rzadko jednak odpowiada wymaganiom największych organizacji. Na koniec czerwca 2026 roku średni współczynnik pustostanów w Warszawie wyniósł 8,5 proc., natomiast w centrum miasta ukształtował się na poziomie 4,8 proc.
Choć dostępne jest około 500 tys. mkw. biur, znaczna część tej podaży znajduje się w starszych budynkach poza centrum. Przez dużych najemców korporacyjnych taka oferta jednak najczęściej nie jest brana pod uwagę. Organizacje poszukują nowoczesnych budynków klasy A zlokalizowanych w centralnych obszarach miasta oraz w atrakcyjnych obszarach przy głównych węzłach komunikacyjnych.
Luka podażowa nie jest już cykliczna, ale strukturalna
Spadająca dostępność nowoczesnych biur nie jest tylko efektem wysokiego popytu, ale przede wszystkim skutkiem silnego ograniczenia aktywności przez deweloperów. Obecnie w budowie na warszawskim rynku pozostaje niewiele ponad 140 tys. mkw. powierzchni biurowej, najmniej od kilkunastu lat. Do końca 2026 roku, jak oblicza Walter Herz, oddanych zostanie zaledwie niespełna 30 tys. mkw. powierzchni. W pierwszej połowie tego roku na rynek weszło tylko 45 tys. mkw. nowych biur.
Co więcej, efektywna podaż maleje, ponieważ starsze budynki biurowe są wycofywane z rynku lub zmieniają funkcję. W realizacji pozostaje obecnie m.in. AFI Tower (ok. 50 tys. mkw.), Upper One (35 tys. mkw.), Skyliner II (23 tys. mkw.), LightOn (23,6 tys. mkw.) oraz Puławska 533 (ok. 4 tys. mkw.).
Nawet gdyby dziś rozpoczęto realizację większej liczby inwestycji, nowe projekty trafią na rynek dopiero za 2–3,5 roku. Oznacza to, że zauważalny wzrost podaży nie nastąpi przed końcem dekady.
Rynek właściciela
Połączenie rekordowego popytu z mocno ograniczoną podażą prowadzi do wyraźnej zmiany równowagi rynkowej. W segmencie premium właściciele budynków zyskują przewagę negocjacyjną i coraz częściej dyktują warunki najmu. Spadająca dostępność nowoczesnych powierzchni przekłada się również na wzrost stawek czynszowych. Analitycy Walter Herz prognozują, że przed końcem tego roku czynsze za najlepsze powierzchnie biurowe w centrum Warszawy przekroczą poziom 30 euro za mkw./m-c.
Jak wskazuje Michał Gliński, dla skutecznej ochrony interesów najemcy kluczowe jest odpowiednie ukształtowanie postanowień umowy, respektujących jego potrzeby i ryzyka na każdym etapie najmu. - Wśród najważniejszych zagadnień prawnych, które powinny zostać uwzględnione już na wstępnym etapie negocjacji, znajdują się opcje przedłużenia umowy oraz prawo pierwszeństwa zawarcia umowy najmu lub wynajęcia dodatkowej powierzchni, warunki i koszty wcześniejszego rozwiązania umowy, zasady waloryzacji czynszu oraz opłat eksploatacyjnych, a także precyzyjny podział odpowiedzialności i kosztów między stronami, także w zakresie prac aranżacyjnych (fit-out) i ich rozliczenia po zakończeniu najmu - mówi Michał Gliński.
- Renegocjacja istniejącej umowy wymaga dodatkowo szczegółowej analizy jej dotychczasowych postanowień, w tym klauzul dotyczących zabezpieczeń (gwarancje bankowe, kaucje, oświadczenia o poddaniu się egzekucji), warunków zwrotu przedmiotu najmu oraz ewentualnych ograniczeń w zakresie podnajmu czy zmiany przeznaczenia powierzchni – dodaje.
Zakup biurowca alternatywą najemców
Coraz częściej scenariuszem analizowanym przez firmy jest zakup budynku na własne potrzeby. Taką decyzję podjęła niedawno firma WB Electronics, która nabyła biurowiec Mokotowska Square (8,6 tys. mkw.), będąc wcześniej jednym z jego głównych najemców.
Uczelnia Łazarskiego kupiła biurowiec Taifun (7 tys. mkw.) zlokalizowany w Warszawie przy ul. Jutrzenki, gdzie powstanie nowoczesne Centrum Symulacji Medycznych oraz zaplecze dydaktyczne nowego kierunku lekarsko-dentystycznego.
Na własny użytek zakupiony został również budynek Cybernetyki Office Center (7,8 tys. mkw.) na Mokotowie, który zostanie przystosowany do nowej funkcji. Wcześniej fundusz Indotek Group sprzedał także budynek Bokserska Office Center (6,6 tys. mkw.) polskiej linii lotniczej Enter Air, która przeniosła tam swoją centralę.
Kolejnym przykładem takiej decyzji jest też zakup budynku B w kompleksie Wiśniowy Business Park (8,8 tys. mkw.), który nabyła firma spoza sektora nieruchomości, planując wykorzystać go na potrzeby własnej działalności.
Aspekty prawne zakupu nieruchomości
Michał Gliński z kancelarii Wardyński i Wspólnicy zauważa, że zakup budynku pod własną siedzibę firmy niesie liczne korzyści, od swobody zarządzania budynkiem po niezależność od wahań rynku najmu, jednak wymaga starannego przygotowania procesu transakcyjnego.
Punktem wyjścia jest wybór struktury transakcji - share deal czyli nabycia udziałów lub akcji w spółce celowej będącej właścicielem nieruchomości albo asset deal czyli kupna samej nieruchomości. Każda z opcji wiąże się z odmiennym opodatkowaniem i zasadami przeanalizowania umów najmu i kontraktów serwisowych, a także, w przypadku przejęcia zespołu zarządzającego, pracowników.
Nieodzownym elementem przygotowania do zakupu jest badanie due diligence, obejmujące aspekty prawne oraz techniczne. Od strony prawnej należy zbadać przede wszystkim o stan księgi wieczystej, tytuł do nieruchomości, obciążenia i służebności, ewentualne spory i roszczenia, status planistyczny, dokumentację procesu budowlanego, pozwolenie na użytkowanie, decyzje środowiskowe, a także, jeżeli w budynku są inni najemcy, umowy najmu, zabezpieczenia i zachęty. Audyt techniczny powinien natomiast objąć całościowy stan budynku oraz instalacji, a także m.in. zgodność wykonania z dokumentacją projektową, pozwoleniem na budowę oraz pozwoleniem na użytkowanie.
Transakcja zwykle jest dwuetapowa, umowę sprzedaży udziałów lub akcji w spółce będącej właścicielem nieruchomości albo umowę sprzedaży nieruchomości poprzedza umowa przedwstępna, w której strony zastrzegają warunki zawieszające, zasady odpowiedzialności zbywającego z tytułu oświadczeń i zapewnień oraz mechanizmy zabezpieczające wykonanie umowy, takie jak zadatek, depozyt czy ubezpieczenie prawne.
Okres przejściowy między umowami może wynosić od kilku tygodni do kilkunastu miesięcy. Po zamknięciu transakcji następuje przejęcie zarządzania budynkiem, aktualizacja umów serwisowych, dopełnienie obowiązków podatkowych oraz ewentualne prace aranżacyjne dostosowujące przestrzeń do potrzeb nowego właściciela.