Odchodzenie od otwartych przestrzeni biurowych na rzecz zamkniętych stref sprzyjających współpracy, realizowaniu kreatywnych zadań oraz skupieniu i wyciszeniu, rosnąca rola technologii, a także nacisk na funkcjonalność biura i odpowiadanie na nowe potrzeby jego użytkowników – pandemia COVID-19, choć zmieniła sposób, w jaki pracujemy, nie zapoczątkowała, a jedynie przyspieszyła rozpoczęte wcześniej procesy. Eksperci JLL przedstawiają analizę zmian w przestrzeniach biurowych po 5 latach od wybuchu pandemii wraz z perspektywą na przyszłość.
Jak wynika z analizy JLL, przestrzenie „open space”, które w 2020 zajmowały ponad 50% powierzchni biurowej, w 2032 r. będą stanowić jedynie 30%, natomiast blisko 50% zajmą zamknięte strefy współpracy, mniejsze przestrzenie do skupienia oraz pracy indywidualnej.
– Firmy latami odchodziły od systemu gabinetowego na rzecz otwartych powierzchni. Po latach jednak obserwujemy coraz większą potrzebę pracy z najbliższymi współpracownikami, ale za zamkniętymi drzwiami, i wygląda na to, że w perspektywie najbliższych lat ten trend jeszcze się umocni. Zmienia się jednak funkcja wydzielonych przestrzeni. W odpowiedzi na nowe potrzeby i oczekiwania pracowników powstają pomieszczenia o różnorodnym przeznaczeniu. Zamiast indywidualnych gabinetów pojawiają się zamknięte strefy współpracy, miejsca sprzyjające skupieniu i wyciszeniu oraz kreatywnej pracy w mniejszych zespołach. Na popularności zyskują takie pomieszczenia jak: budki telefoniczne, pokoje pracy wspólnej dedykowane zespołom projektowym możliwe do zarezerwowania na cały dzień czy „office for a day” – mówi Jakub Zieliński, Head of Workplace Strategy & Change Management, JLL.
Jak wskazują eksperci JLL, w biurach nowej generacji indywidualne biurka będą ustępować nowym typom przestrzeni. Wśród nich znajdą się takie funkcje jak „small collaboration & focus spaces” typu „office for a day” – jednoosobowe pokoje dostępne do zarezerwowania przez pracowników wszystkich szczebli, zastępując tradycyjne gabinety, które w 2032 r. będą stanowiły mniej niż 1% przestrzeni. Na znaczeniu zyskają także tzw. „co-working zones” – miejsce spotkań i pracy ad hoc i „knowledge sharing and learning spaces”- zamknięte strefy współpracy i nauki, dedykowane nowoczesnym metodologiom kooperacji, czy też spotkaniom audytoryjnym.
– Z naszych obserwacji wynika, że przychodząc do biura okazjonalnie, pracownicy potrzebują zamkniętych przestrzeni nie tylko do pracy indywidualnej, ale przede wszystkim wspólnej, gdyż jednym z motywatorów przyjścia do biura jest właśnie spotkanie z własnym zespołem. Szacujemy, że w 2032 roku przestrzenie co-workingowe i dostosowane do ad hocowej pracy w biurze zajmą 10% powierzchni, wzrastając z 3% w latach 2019 -2020 i 6% w 2024 r. – dodaje Jakub Zieliński.
Zdaniem ekspertów JLL, mimo rosnącego znaczenia dbania o zdrowie i wellbeing pracowników, tworzenie miejsc typu siłownie czy sale fitness w ramach przestrzeni biurowych nie sprawdzi się w dłuższej perspektywie. Coraz bardziej powszechne staną się natomiast miejsca sprzyjające wyciszeniu jak „wellbeing rooms”, które umożliwiają regenerację i odpoczynek w wygodnych warunkach, np. ze stanowiskami do masażu czy możliwością regeneracji na piłkach.
– Z naszej analizy wynika, że miejsca umożliwiające aktywność fizyczną w biurze, które zyskały na popularności w trakcie i po pandemii – wzrastając z 2 do 5% w latach 2020-2022 – będą powoli zanikać w związku z brakiem zainteresowania ze strony pracowników, którzy chcą oddzielać życie zawodowe od prywatnego. Przewidujemy, że pozostaną one na poziomie 3%. Jednak podążając za zmianami z ostatnich pięciu lat, w wyniku których dobrostan pracowników ma coraz większe znaczenie, firmy powinny inwestować w programy wspierające zdrowie psychiczne i work-life balance, dostosowane do różnych modeli pracy. Kluczowe znaczenie będą miały też funkcje biura sprzyjające wyciszeniu typu „wellbeing rooms”, a także znalezienie równowagi pomiędzy wykorzystaniem technologii, a zachowaniem ludzkiego aspektu pracy. Kwestią, która zyskuje na znaczeniu, jest także funkcjonalność biura, która jest dla pracowników ważniejsza niż jego nowoczesny design, który pozostaje istotnym, ale nie kluczowym dodatkiem. Organizacje, które będą dynamicznie adaptować się do tych zmian, tworząc środowiska pracy wspierające produktywność, kreatywność i dobrostan pracowników, będą miały przewagę konkurencyjną w przyciąganiu i zatrzymywaniu talentów – podkreśla Jakub Zieliński.
Z badania firm Fortune 100 przeprowadzonego przez JLL Research wynika, że na przestrzeni lat zmieniły się oczekiwania pracodawców dotyczące modeli pracy. Preferencja dla modeli hybrydowych i stacjonarnych w politykach dotyczących obecności w biurze wśród korporacji w ciągu ostatnich lat wzrosła o 45%.
– Na początku 2022 r. około 30% firm Fortune 100 opowiadało się za modelem pracy w pełni zdalnej, a prawie połowa miała wdrożony model hybrydowy. W ciągu ostatnich trzech lat podejście to uległo znaczącym zmianom. Jest to odzwierciedlone w aktualnej strategii pracodawców, którzy aż w 21% preferują pracę w pełni z biura, a około 74% wskazywało hybrydę jako najbardziej preferowaną. Praca zdalna? Dziś stanowi tylko 1%. Pokazuje to, że w obliczu dużego ryzyka dla pracowników oraz konieczności zapewnienia płynności procesów podczas pandemii, pracodawcy byli w stanie szybko zaadaptować się do nowych realiów. Jednak przy stopniowym powrocie do normalności wymóg pracy stacjonarnej zaczął być przez pracodawców przywracany. Niezależnie od zmian, praca hybrydowa bardzo upowszechniła się w modelach największych firm świata i wiele wskazuje na to, że pozostanie ona najbardziej powszechnym modelem w nadchodzących latach. Coraz częściej jednak hybryda przesuwa się pod kątem liczby dni pracy biuro-dom w kierunku tego pierwszego rozwiązania – mówi Mateusz Polkowski, Senior Director, Head of Research & Consultancy – Poland & CEE, JLL.
– Przewidujemy, że organizacje pracujące projektowo lub w oparciu o dane, które muszą szybko reagować na zmiany, pozostaną przy pracy hybrydowej z 3-3,5 dniami pracy stacjonarnej w tygodniu, podczas, gdy firmy funkcjonujące w oparciu o międzynarodową kooperację i wystandaryzowane procesy będą notowały obecność w biurze na poziomie 0,5 do 2 dni w biurze. Większość organizacji, niezależnie od specjalizacji, nigdy nie wróci już do pracy w pełni stacjonarnej, z 5 dniami pracy z biura. Jednocześnie, niewiele będzie pracować całkowicie zdalnie, a pracodawcy będą wymagać obecności w biurze m.in. 1-2 razy w miesiącu – dodaje Jakub Zieliński.
Jak podkreślają eksperci JLL, pandemia, mimo, że zmieniła sposób w jaki pracujemy, nie zapoczątkowała go, a jedynie wymusiła i przyśpieszyła rozpoczęte wcześniej zmiany. Kluczową z nich był wzrost wykorzystania technologii w procesie adaptacji biur. Od 2020 r., w odpowiedzi na wprowadzone obostrzenia wiele firm przeszło przyśpieszoną transformację technologiczną, a rok 2022 przyniósł implementację modelu pracy hybrydowej oraz integrację zaawansowanych technologii w przestrzeni biurowej. W 2023 roku trend „right-sizingu” przestrzeni biurowej nabrał pełnego rozpędu, uwzględniając personalizację pod kątem wzmacniania pozytywnych doświadczeń pracowników.
– Rok 2024, określany jako rok „nowej normalności”, przyniósł pełną integrację pracy zdalnej, hybrydowej i stacjonarnej, z naciskiem na zrównoważony rozwój oraz wykorzystanie zaawansowanej technologii AI. Nastąpił czas automatyzacji rutynowych zadań związanych z zarządzaniem biurem, implementacji zaawansowanych systemów biometrycznych i AI do personalizacji przestrzeni pracy oraz rozwój „cyfrowych bliźniaków” biur do symulacji i optymalizacji przestrzeni. Przewidujemy dalszy rozwój narzędzi do współpracy zdalnej, w tym zaawansowanych systemów wideokonferencyjnych z elementami VR i AR, które mają na celu zmniejszenie dystansu między pracownikami zdalnymi i stacjonarnymi – komentuje Jakub Zieliński.