Biura serwisowane i coworkingowe już dawno przestały być miejscem tylko dla start-upów, freelancerów oraz niewielkich firm rodzinnych. Pandemia, wojna na Wschodzie oraz pogarszające się wskaźniki gospodarcze przyspieszyły popularność fleksów wśród dużych korporacji i średnich przedsiębiorstw. W efekcie krajowe zasoby elastycznej powierzchni systematycznie rosną, a w ostatnim czasie przekroczyły 320 tys. mkw. w nowoczesnych budynkach biurowych, a kolejne metry znajdziemy w kamienicach, bankach, centrach handlowych czy prywatnych mieszkaniach.
– Elastyczne miejsca pracy rozchodzą się jak świeże bułeczki. Firmy pytają o nie we wszystkich dużych miastach. Ale nie tylko. Chętnych na biura serwisowane nie brakuje również w mniejszych ośrodkach – mówi Joanna Bartoszewicz, Starszy Doradca w Dziale Reprezentacji Najemców Biurowych, Newmark Polska.
Elastyczność w cenie
– W związku z niepewną sytuacją gospodarczą, najemcy wolą ostrożnie podejmować długofalowe zobowiązania. Natomiast planowanie z kilkuletnim wyprzedzeniem, a w szczególności oszacowanie powierzchni biura, którą będą firmy potrzebowały w przyszłości, jest obecnie dość trudne. Odpowiedzią na taką dynamikę rynku są właśnie elastyczne miejsca pracy. W trakcie procesów dotyczących tradycyjnego najmu klienci bardzo często pytają, czy w budynku oferowane są też biura serwisowane, które w razie potrzeby pozwolą im na ekspansję, pracę nad krótkotrwałymi projektami, zorganizowanie większego wydarzenia albo spotkania – wyjaśnia Joanna Bartoszewicz.
Zainteresowanie jest ogromne, a większość coworków i biur serwisowanych może pochwalić się obłożeniem na poziomie ok. 90 proc. powierzchni, albo nawet więcej. Najwięksi operatorzy ciągle powiększają swoje portfolio i, jak podkreśla ekspertka Newmark Polska, każda nowa powierzchnia na tym rynku rozchodzi się jak świeże bułeczki. – Jeszcze przed oficjalnym startem większość tych przestrzeni jest wynajęta na poziomie 70-80 proc. Elastyczność jest w cenie i dostrzegają to również fundusze inwestycyjne oraz deweloperzy, którzy w swoich budynkach również coraz częściej oferują urządzone powierzchnie biurowe z możliwością wynajęcia "od zaraz", na okres sześciu, dziewięciu albo 12 miesięcy. Są to jednak biura bez pakietów obsługi typowej dla fleksów – informuje Joanna Bartoszewicz.
Biuro tam, gdzie Ty
Najwięcej elastycznych miejsc pracy powstaje w stolicy, Krakowie i Wrocławiu. Dużą popularnością cieszą się oczywiście przestrzenie zlokalizowane w centrach miast, nowoczesnych budynkach, a w Warszawie – w pobliżu metra. Jednak, według doradców Newmark Polska, jest to trend, który bardzo szybko rozprzestrzenił się także poza topowe lokalizacje, ponieważ najemcy coraz częściej pytają o fleksy w małych i średnich miastach.
– Ważnym czynnikiem dla rozwoju tego rynku były społeczne konsekwencje pandemii. Podczas lockdownów wiele rodzin podjęło decyzję o wyprowadzeniu się z dużych metropolii, doceniając spokojną przestrzeń i własny ogródek. Jednocześnie młodzi ludzie zaczęli wracać do rodzinnych domów. Takie migracje zawsze odbywały się w jedną albo drugą stronę, jednak tym razem, dzięki upowszechnieniu się pracy online, większość migrujących nie musiała rezygnować z dotychczasowego zatrudnienia. Jak pokazują liczne badania, nie wszyscy są jednak w stanie pracować z domu. Trudność oddzielenia życia rodzinnego od zadań służbowych, praca w przysłowiowym dresie oraz brak kontaktu z ludźmi doskwierają wielu osobom. Między innymi wśród nich są aktywnie poszukujący oraz potencjalni klienci biur serwisowanych i przestrzeni coworkingowych – wyjaśnia ekspertka Newmark Polska.
Joanna Bartoszewicz dodaje, że również pracodawcy chętnie korzystają z większej puli talentów, którą mają do dyspozycji dzięki upowszechnieniu się pracy online. Chcą jednak, żeby możliwość pracy z biura mieli też pracownicy mieszkający w mniejszych miejscowościach. Dla dużych przedsiębiorstw jest to istotny element budowania wspólnoty i kultury korporacyjnej. Dlatego firmy poszukują elastycznych miejsc pracy w Szczecinie, Białymstoku, Bydgoszczy czy Lublinie, ale także w mniejszych miastach funkcjonujących w ramach dużych aglomeracji, jak Piaseczno, Pruszków albo Grodzisk. Bardzo często fleksy stają się też zalążkiem późniejszych biur i oddziałów regionalnych.
Ze względu na zapotrzebowanie, elastyczne biura w mniejszych miastach mają zwykle powierzchnię 800-1000 mkw. Dla porównania w dużych miastach jest to kilka tysięcy metrów kwadratowych, czasami zlokalizowanych na więcej niż jednej kondygnacji.
Inna energia i zakres obsługi
Segment elastycznych biur dynamicznie rozwija się nie tylko ilościowo, ale również jakościowo. Każdy operator stara się znaleźć swoją niszę i wyróżnić od konkurencji – pod względem proponowanych form współpracy, wyglądu i oferowanych usług. Niektórzy właściciele fleksów w swoich ofertach podkreślają dbałość o elementy integracji między pracownikami, wzmacnianie kreatywności, wymianę doświadczeń i poglądów. W tym celu organizują różnego typu wydarzenia, jak wykłady motywacyjne czy spotkania tematyczne, np. dzień z kuchnią świata. W każdym biurze panuje inna energia.
– W coworkach i biurach serwisowanych najemca płaci za miejsce pracy, jednak zależnie od operatora pakiety, które otrzymuje, mogą znacznie różnić się między sobą. Przykładem jest chociażby możliwość korzystania z salek konferencyjnych – operatorzy nakładają różne limity i dopłaty do tej usługi. Trudno jest porównać ze sobą kilka ofert. Dlatego nasi doradcy na bieżąco śledzą rynek, znają różne koncepty elastycznych miejsc pracy i potrafią dobrać najbardziej odpowiednią przestrzeń do potrzeb najemcy, a potem oczywiście udzielić wsparcia w negocjowaniu warunków najmu – mówi ekspertka Newmark Polska.
Koszty i wygoda
Do niedawna dużą popularnością cieszyły się przestrzenie elastyczne współdzielone, tzw. coworki. Dzisiaj natomiast najemcy nadal chcą wynajmować elastycznie, ale częściej pytają o miejsca pracy w zamykanych pokojach. Za stanowisko pracy w biurze serwisowanym trzeba zapłacić średnio półtora/dwa razy więcej niż w przypadku tradycyjnego najmu. W Warszawie miesięczne abonamenty zaczynają się od 1800 zł, w miastach regionalnych od 1400 zł. Wysokość opłat zależy od lokalizacji, standardu budynku oraz ekspozycji gabinetu.
– Analizując koszty, warto wziąć jednak pod uwagę, co konkretnie otrzymuje najemca. Płacąc abonament w biurze serwisowanym w bardzo szybkim czasie, często już następnego dnia, klient może otrzymać umeblowaną przestrzeń w wysokim standardzie. Jego pracownicy mają do dyspozycji: wyposażoną kuchnię, obsługę recepcyjną, dostęp do drukarki, salek konferencyjnych oraz budek telefonicznych. Najemca nie musi martwić się też o dostęp do internetu, mediów czy sprzątanie biura. Zdejmując z siebie obowiązek dbania o te wszystkie rzeczy, firmy są skłonne zapłacić więcej, tym bardziej, że często jest to oszczędność na etacie administratora biura, którego we fleksie nie potrzebują – podsumowuje Joanna Bartoszewicz.