Rewolucja czy ewolucja – jak Polacy korzystają dziś z biur?

Pomimo zmian w modelach pracy wciąż aż 84% pracowników odwiedza biura przynajmniej raz w tygodniu, a 61% pracuje wyłącznie stacjonarnie – wynika z najnowszego raportu „UX OFFICE W POLSCE. Biura przyjazne użytkownikom. Kwestie wpływające na użyteczność i odbiór środowiska pracy” opublikowanego przez międzynarodową firmę doradczą Cushman & Wakefield. Na czym zależy dziś pracownikom w kontekście biura?

Ponad połowa ankietowanych wskazała tu przede wszystkim bezpłatny parking i szybki, sprawny dojazd do pracy zajmujący poniżej 15 minut. Pomimo wdrożenia w wielu firmach „desk sharingu”, nadal aż 62% osób posiada wciąż konkretne, przypisane do siebie miejsce pracy. Warto podkreślić, że ponad połowa pracowników pozytywnie ocenia design i funkcjonalność biurowca. Wśród dodatkowych usług oferowanych przez budynki biurowe, które szczególnie doceniają ich użytkownicy, blisko 1/3 badanych wskazała ofertę gastronomiczną.

Choć udział różnych modeli pracy w ostatnich miesiącach się stabilizuje, a większość pracowników korzysta z biur, to firmy muszą umiejętnie modyfikować swoje strategie dotyczące środowiska pracy i śledzić oczekiwania pracowników.

– Doświadczenia lockdownów z 2020 roku nie spowodowały trwałej rewolucji – zdecydowana większość pracowników korzysta z biur, a pracodawcy dbają o nie jako miejsca wzmacniania kultury organizacyjnej, integracji i współpracy. Jednak okres pandemii dał impuls do zmiany w myśleniu o przestrzeniach do pracy i sprawił, że coraz więcej firm świadomie chce pracować nad strategią dotyczącą ich tworzenia. Dlatego tak ważne jest analizowanie tzw. UX (ang. user experience), czyli codziennych doświadczeń pracowników związanych z użytkowaniem przez nich biur – tłumaczy Mariola Bitner, Head of Workplace Strategy, Cushman & Wakefield.

Wygoda, dopasowanie do potrzeb użytkowników i intuicyjność rozwiązań wprowadzanych w biurowcach coraz mocniej wpływają na funkcjonowanie firm oraz przyciąganie najlepszych pracowników.

Lokalizacja wciąż na topie

Jak wynika z badania przeprowadzonego na zlecenie Cushman & Wakefield, bezpłatny parking przy biurowcu, możliwość dojazdu do pracy w czasie krótszym niż 15 minut oraz dobra lokalizacja i wysokiej jakości infrastruktura w okolicy – to cechy budynku cenione przez ponad połowę ankietowanych Polaków. Na kolejnych miejscach znalazły się: oferta gastronomiczna w budynku, szybka i łatwo dostępna winda oraz profesjonalna i uprzejma obsługa.

– Zwłaszcza mieszkańcy największych miast bardzo cenią swój czas i nie chcą go tracić na przemieszczanie się pomiędzy domem a pracą. Stąd tak duże zainteresowanie firm centralnymi, najlepiej skomunikowanymi biurowcami, wokół których dodatkowo mamy dostęp do szerokiej oferty gastronomicznej i usługowej. Jak pokazał nasz raport MarketBeat podsumowujący I kwartał 2024 roku na warszawskim rynku biurowym, wśród najemców widoczny jest wciąż trend optymalizacji powierzchni – mamy do czynienia z większą o 4% liczbą podpisanych umów r/r, ale na łącznie mniejszą powierzchnię. Jednocześnie przy niskiej aktywności deweloperów poziom pustostanów w centralnej części Warszawy skurczył się w ciągu roku o 3,4 pp. do 9,6% – mówi Ewa Derlatka-Chilewicz, Head of Research, Cushman & Wakefield.

Użytkownicy wystawiają biurom pozytywne recenzje

Pracownicy badani przez Cushman & Wakefield ogólnie dobrze oceniają budynki i biura, z których korzystają. 51% z nich zgadza się ze zdaniem, że ich biurowiec jest dobrze zaprojektowany i wygodny w użytkowaniu, a 30% przyjmuje tu neutralną postawę.

– Wyniki raportu dotyczącego doświadczeń pracowników w biurowcach potwierdzają nasze obserwacje, że wciąż niestety sporo pozostaje do zrobienia w kwestii dostosowania biurowców do potrzeb osób z niepełnosprawnościami (OzN) – tylko 37% ankietowanych ocenia je dobrze, a aż 30% uważa wsparcie OzN przez architekturę i organizację budynku jednoznacznie negatywnie – dodaje Mariola Bitner.

Jak możemy wnioskować z raportu, przestrzeń biurowa powinna charakteryzować się intuicyjnością i pozytywnie rozumianą prostotą, a także umożliwiać użytkownikom dostosowanie jej funkcji do swoich personalnych potrzeb.

– Widzimy duże zróżnicowanie potrzeb wśród użytkowników biur – ponad połowa (54%) przyznaje bowiem, że korzystają tylko z tych części biurowca, które wynajmują ich firmy, zaś jego przestrzenie wspólne są dla nich mniej istotne. Natomiast 48% dodaje, że po wejściu do budynku zazwyczaj chcą jak najszybciej dotrzeć do biura i rozpocząć pracę, nie dekoncentrując się innymi kwestiami. Z drugiej strony 45% badanych wskazało, że przynajmniej raz w miesiącu korzysta z restauracji czy kawiarni w biurowcu, a 36% ze sklepów czy innych punktów usługowych. Około 1/3 korzysta też ze stref relaksu, jak również siłowni – mówi Joanna Blumert, Head of Occupier Services, Cushman & Wakefield.

Integracyjna rola biura

Na to, jakie uczucia i odczucia towarzyszą nam w biurze, wpływ mają zarówno kwestie czysto praktyczne i ergonomia zastosowanych rozwiązań, ale też i relacje ze współpracownikami oraz dodatkowe aktywności oraz benefity proponowane przez zarządcę biurowca i pracodawcę.

– Aż 82% pracowników zdarza się odczuwać radość z przebywania ze swoim zespołem „na żywo”, nie w ramach wirtualnych kontaktów – w tym 44% – często lub zawsze. To jeden z ważnych czynników motywujących pracowników, korzystających z modelu hybrydowego, do przyjścia do biura. Z kolei połowie badanych zdarza się odczuwać smutek ze względu na niewielką liczbę osób w biurze. Obecność innych osób jest ważna, bo dla 71% badanych czasem bywa dodatkową motywacją do efektywnego wykonywania swoich obowiązków. Ponad połowa uczestników naszego badania jest pozytywnie zaskoczona atrakcjami organizowanymi w budynku i biurze. To ważne wskazówki dla pracodawców i zarządców obiektów biurowych – twierdzi Mariola Bitner.