Na renegocjacjach umów najmu powierzchni biurowych można zaoszczędzić

O tym, jak dobrze renegocjować umowę najmu, żeby czerpać korzyści przez cały okres jej trwania, na co zwrócić uwagę i czego nie przeoczyć oraz jak zadbać o koszty i dlaczego warto w tym celu skorzystać z profesjonalnej pomocy doradców opowiada Anna Szymańska, Dyrektor Działu Powierzchni Biurowych w Newmark Polska.

Mimo pozytywnych prognoz dotyczących trwającego kryzysu inflacyjnego, część firm nadal czuje się niepewnie. Jednocześnie wielu organizacjom kończą się umowy najmu podpisywane na popytowej górce, w latach 2018 i 2019. Jeszcze w tym roku będą musiały zdecydować, czy relokować się do nowego budynku, czy raczej rozpocząć renegocjacje z dotychczasowym wynajmującym.

Czekają na nowe biurowce

Nie jest to prosta decyzja, a szczególnie w Warszawie nie sprzyja jej ograniczony wybór lokalizacji. W pierwszym półroczu tego roku na rynek warszawski dostarczono 18 700 mkw. i jest to najniższy poziom nowej podaży odnotowany w Warszawie w pierwszym półroczu od ponad 10 lat. W efekcie firmy poszukujące dużych biur do wynajęcia w centralnych lokalizacjach (a to one ostatnio cieszą się największą popularnością) mają bardzo ograniczony wybór. Według analityków firmy doradczej rynku nieruchomości komercyjnych Newmark Polska, zdecydowanie więcej opcji do wyboru mają najemcy otwarci również na lokalizacje poza centrum czy bliską Wolę. Chcąc wynająć do 500 mkw. będą mieli wtedy do dyspozycji kilkadziesiąt opcji, a najwięcej dotyczących powierzchni ok. 300 mkw.

– Jednym z powodów rosnącej liczby renegocjacji w stolicy jest luka podażowa. Część organizacji – dając sobie dodatkowy czas do zastanowienia, a jednocześnie nie chcąc się relokować przy ograniczonym wyborze, decyduje się na renegocjacje i pozostanie w dotychczasowej siedzibie. Takim posunięciom sprzyjają zmieniające się realia rynkowe i możliwość przedłużenia umowy najmu na dużo krótsze okresy, niż do tej pory, czyli np. na dwa albo trzy lata. W pierwszym półroczu renegocjacje stanowiły ponad 35 proc. wszystkich umów w stolicy, przy czym w drugim kwartale było to ponad 45 proc. – mówi Anna Szymańska. Ekspertka dodaje, że chęć odkładania długoterminowych decyzji wzmacnia również wysoka inflacja i niepewność na rynku. Dynamiczne zmiany sprawiają, że organizacje nie wiedzą, jak będą musiały się do nowej sytuacji dostosować, w jakiej kondycji będą za rok, czy dwa lata i jakich biur będą wtedy potrzebować.

Foto: Jakub Zazula

Testują nowe modele pracy

Czas do zastanowienia potrzebny jest również firmom, które w post-pandemicznej rzeczywistości nadal są w procesie wypracowywania optymalnego modelu pracy dla swoich organizacji. Muszą na nowo przemyśleć funkcję biura, układając system pracy w organizacji, z uwzględnieniem pracy on-line i w modelu hybrydowym.

– Organizacje mierzą się z bardzo różnymi wyzwaniami, a to znaczy, że na rynku przestają działać uniwersalne rozwiązania. Bardziej niż kiedykolwiek ważne jest teraz zindywidualizowane podejście oraz wsparcie profesjonalnych firm doradczych. Renegocjacje są również pretekstem do tego, żeby wynegocjować dla siebie lepsze warunki, poprawić to, co przez okres trwania poprzedniej umowy nie działało, postarać się o dodatkowe zapisy, które zagwarantują wymierne oszczędności na cały okres trwania nowej umowy – mówi Anna Szymańska, której zespół w Newmark Polska na co dzień wspiera najemców w procesach renegocjacji. – Dobrze podpisana umowa zapewnia również wymierne oszczędności na opłatach serwisowych. Powinniśmy pamiętać jednak, że atrakcyjna stawka może wiązać się również z ukrytymi kosztami, które – zgodnie z zapisami w umowie – potem zostaną refakturowane na najemcę, podnosząc obciążenia wynikające z najmu. Wspierając naszych klientów przy podpisywaniu renegocjowanych kontraktów, wiemy, co trzeba sprawdzić i gdzie szukać, żeby nie dopuścić do takich sytuacji – zapewnia ekspertka.

Szybko zmieniające się realia gospodarcze, jak również poziom opłat wynikających z umowy, sprawiają, że ciężko jest być na bieżąco. – My jesteśmy, bo to nasza praca. Śledzimy rynek nieruchomości każdego dnia, zbierając dane i informacje, porównując, analizując i wyciągając wnioski. Dobrym przykładem są dynamicznie zmieniające się stawki oferowane na wykończenie powierzchni, czyli fit-out. Najemca, który proces negocjowania umowy przechodzi raz na kilka lat, zwykle nie jest w stanie śledzić i samodzielnie ocenić czy propozycja stawek za fit-out, którą otrzymał od wynajmującego, jest korzystna. To jeden z punktów w umowie, przy którego omawianiu może skorzystać z wiedzy doradców – wyjaśnia Anna Szymańska.

Foto: Jakub Zazula

Wprowadzają zielone zapisy do starych kontraktów

Nowym punktem w renegocjacjach jest wprowadzenie tzw. „zielonych zapisów” do umowy najmu. Dodatkowe klauzule mają zapewnić korzystanie z biura w zrównoważony sposób – pod kątem wyposażenia, użytkowania oraz utrzymania nieruchomości. – Poddając się systemowi raportowania śladu węglowego, globalne organizacje chcą, aby biurowce były kompatybilne z ich środowiskowymi celami, w czym również bardzo wspieramy naszych klientów. Już na samym początku procesu relokacji jesteśmy w stanie przedstawić listę budynków, które spełniają wymagania środowiskowe najemcy oraz takich, które w najbliższym czasie planują zainstalować np. panele fotowoltaiczne albo w inny sposób pozyskać zasilanie z zielonej energii. Rolą doradcy jest też pilnowanie, żeby zielone zapisy nie wiązały się z dodatkowymi obciążeniami kosztowymi dla organizacji klienta, takimi jak np. partycypacja w założeniu paneli fotowoltaicznych albo w kosztach instalowania podliczników na prąd i wodę w starszych budynkach – podsumowuje Anna Szymańska.