Wirtualne miejsca zatrudnienia, praca zdalna oraz obowiązki wykonywane wyłącznie poza siedzibami przedsiębiorstw to wizja dalekiej przyszłości, utrzymują eksperci. Najnowsze badania przeprowadzone przez Harvard Business Review wykazują, że bezpośredni kontakt pracowników – a zwłaszcza ich przypadkowe spotkania na terenie firmy (tzw. „zderzenia”) – poprawiają efektywność biznesu. Stąd też istotnym trendem biurowym staje się optymalna aranżacja przestrzeni, która umożliwia częste, nieformalne interakcje między wykonawcami projektów.
Wbrew niedawnym spekulacjom architektów, wizja całkowicie wirtualnych miejsc pracy przegrywa z modelem biura dopasowanego. Koncepcja ta polega na podziale przestrzeni na strefy służące do relaksu, koncentracji, spotkań czy zadań koncepcyjnych. Zwiększa również szanse występowania nieplanowanych „zderzeń”, które stanowią kluczowy czynnik wpływający pozytywnie na produktywność i kreatywność pracowników wiedzy.
Co więcej, badania przeprowadzone przez Sociometric Solutions dowodzą, że fizyczna bliskość osób zatrudnionych poprawia także jakość komunikacji prowadzonej przez nich drogą elektroniczną. Pomimo faktu, że technologia ułatwia kontakt na duże odległości, ankieta przeprowadzona pośród inżynierów przebywających na terenie jednego budynku wykazała, że wymieniali się e-mailami 20% częściej, niż osoby pracujące zdalnie. W rezultacie kończyli wspólne projekty 32% szybciej niż zespół ulokowany w różnych, oddalonych od siebie lokalizacjach.
– Aktualnie dopiero zaczynamy odkrywać, jak zmieni się charakter zobowiązań pracowników biurowych w przyszłości. Jestem jednak zdania, że idea całkowicie wirtualnych miejsc zatrudnienia jest jeszcze bardzo odległa. W ciągu następnych 10-15 lat siedziby przedsiębiorstw ewoluują jedynie pod względem organizacji przestrzeni, wziąwszy pod uwagę potrzeby pracowników młodszych generacji, zmiany w dostępie do danych i sposobie komunikacji. Według badań, aż 71% zatrudnionych potrzebuje nieformalnej wymiany informacji, co z pewnością odbywa się w trakcie tzw. „zderzeń” w obrębie biura. Dlatego też do największych wyzwań projektantów należy takie zaaranżowanie przestrzeni, które umożliwi wzmożone kontakty między pracownikami – twierdzi Zuzanna Mikołajczyk, Dyrektor ds. Handlu i Marketingu, Członek Zarządu Mikomax Smart Office.
Rozwiązania te potwierdzają obserwacje Massachusetts Institute of Technology, według których częstotliwość interakcji pomiędzy pracownikami badanego kompleksu spadała w coraz szybszym tempie wraz ze zwiększaniem się odległości pomiędzy ich biurami. Naukowcy stwierdzili, że nawet wtedy, gdy badani pracowali w tym samym budynku, ale na różnych kondygnacjach, ich nieformalne kontakty ograniczały się do minimum.
Biurowe wędrówki
Analitycy z MIT Human Dynamics Laboratory dokonali pomiarów, dzięki którym udało się rzucić więcej światła na współpracę pracowników biurowych. Uzyskane wyniki potwierdziły, że na lepszą wydajność wpływa niewielka odległość fizyczna oraz określone wzorce interakcji. Przy pomocy specjalnych urządzeń stworzono mapę aktywności i ścieżek, po których poruszali się zatrudnieni, aby odkryć schematy wewnątrzfirmowych „zderzeń”. Im częstotliwość przypadkowych spotkań była większa, tym bardziej produktywni okazywali się pracownicy badanego biura.
Przykładem powierzchni biurowej zaaranżowanej na podstawie mapy codziennych aktywności pracowników jest warszawskie biuro Skanska. Pracownicy nie mają przypisanych stanowisk pracy, a powierzchnia biura została podzielona na strefy – pracy cichej, zespołowej, spotkań, konferencji czy kreatywną, w której znajduje się też miejsce odpoczynku.
– Zaaranżowanie biura na podstawie koncepcji Activity Based Workplace było dla nas ciekawym doświadczeniem. Nie tylko musieliśmy na początku odzwyczaić się od własnych biurek i pomieszczeń, ale także zauważyliśmy, ile powierzchni tak naprawdę odzyskaliśmy i którą mogliśmy oddać wszystkim pracownikom – mówi Arkadiusz Rudzki, dyrektor ds. wynajmu i zarządzania wartością budynków w Skanska Property Poland.
Dodatkowym rozwiązaniem, które w dużym stopniu wpływa na lepszą, spontaniczną interakcję w biurze są wspólne śniadania zapewniane przez firmę. Codziennie rano wszyscy pracownicy warszawskiego biura Skanska spotykają się w kuchni, gdzie razem jedzą posiłek. Z kuchni można korzystać przez cały dzień, również na potrzeby mniej formalnych spotkań z gośćmi przy kawie
Obserwacje wykazały również, że o nieformalnych kontaktach w dużej mierze decyduje środowisko fizyczne. Na liczbę i miejsce interakcji wpływa aranżacja przestrzeni oraz lokalizacja wejść, łazienek, klatek schodowych, wind, kserokopiarek, ekspresów do kawy i dystrybutorów wody. Co więcej, zatrudnieni realizujący zadania służbowe w dogodnych warunkach bardziej się do nich przykładają. W ten sposób zmniejsza się również rotacja oraz liczba osób idących na zwolnienia lekarskie.
– Analizy firmy PwC wykazały, że wskaźnik absencji chorobowej plasuje się w Polsce na poziomie 5%. Wysoki poziom nieobecności w pracy wiąże się z dużymi kosztami ponoszonymi przez firmy. Właściwe dostosowanie otoczenia i trybu pracy do potrzeb pracowników może w znaczący sposób obniżyć te wskaźniki – mówi Olga Kortbeek, Manager ds. HR w Shell Business Operations Kraków.
Ważną rolę odgrywają także specjalne pomieszczenia, dedykowane różnym czynnościom integrującym zespół. W polskim oddziale Luxoft, jednego z czołowych dostawców IT w Europie Środkowo-Wschodniej, dzięki umieszczonym w strefie relaksu stołom do ping-ponga, powstała firmowa liga tenisowa.
– Zawodnicy grają w systemie play-off. Pracownicy regularnie trenują, aby awansować w rankingu i nie spaść do niższej ligi. Dzięki tej formie rozrywki każdy z zatrudnianych przez nas informatyków ma szansę poruszać się i aktywnie odpocząć w trakcie pracy, spędzić czas z kolegami z biura zamiast przez cały dzień siedzieć bez ruchu przy komputerze – opowiada Anna Kosińska Menedżer ds. Marketingu w Luxoft Poland.
Jak dodaje Zuzanna Mikołajczyk, przekonanie, że biurko to jedyny mebel, przy którym można osiągnąć pełnię wydajności, szybko traci na znaczeniu.
– Produktywność przestała być mierzona za pomocą godzin spędzonych w jednym miejscu. Większą wagę przywiązuje się do osiąganych rezultatów, a te są zdecydowanie lepsze, gdy pracownik ma możliwość wypełniania obowiązków o różnym charakterze w odpowiednich strefach biura. Gdy potrzebuje ciszy, udaje się do pokoju koncentracji. Natomiast jeśli szuka inspiracji, zawsze może wybrać przestrzeń wspólną, gdzie ma szansę na spontaniczną burzę mózgów w gronie współpracowników – komentuje Zuzanna Mikołajczyk.
Jak wynika z badań Mikomax Smart Office, obecnie tylko 16% zatrudnionych przyznaje, że biuro wspiera ich w efektywności. Co więcej, respondenci utrzymują, że w miejscach pracy użytkowanych jest zaledwie 51% dostępnych biurek i 30% sal konferencyjnych, co prowadzi do nieprawidłowego wykorzystania powierzchni i naraża pracodawców na zbędne koszty. Zdaniem Zuzanny Mikołajczyk problem ten można rozwiązać poprzez pomiar zależności między sposobem pracy a miejscem jej wykonywania, identyfikację nieefektywnych rozwiązań w biurze oraz wdrożenie modelu biura dopasowanego. Wszystko to przy zachowaniu optymalizacji przestrzeni i zastosowaniu specjalnych mebli, takich jak system Stand Up, Chillout i Packman, które zwiększają szansę „zderzeń” między pracownikami oraz dają możliwość nieformalnej wymiany informacji.
Biuro poza biurem?
Mimo że praca mobilna to rozwiązanie, które w przeciągu ostatnich kilku lat stało się 60% częściej oferowane przez przedsiębiorców, nadal pozostaje stosunkowo rzadką praktyką. Według Global Workplace Analytics’ State of Telework w Stanach Zjednoczonych na odległość obowiązki wykonuje jedynie 3 miliony ludzi. Z drugiej strony osoby, które pracują zdalnie jedynie w pewnym stopniu, np. podczas podróży, stanowią o wiele liczniejszą grupę, stanowiącą 45% wszystkich zatrudnionych Amerykanów.
Oznacza to upowszechnienie się modelu pracy hybrydowej, w którym zatrudnieni część swojego dnia spędzają w różnych, niekiedy oddalonych od firmy miejscach. Eksperci potwierdzają, że tendencja ta będzie stanowić największe wyzwanie dla biur, działów IT oraz HR w najbliższych latach. Optymalne dopasowanie przestrzeni do przeważnie nieobecnych pracowników będzie wymagało szczegółowego i przemyślanego projektu oraz sprawnego zarządzania zasobami przedsiębiorstw.
– Pracodawcy coraz częściej wdrażają rozwiązania związane z pracą mobilną podążając za ogólnoświatowymi trendami w zarządzaniu. Na popularności zyskują m.in. rozwiązania bazujące na wykorzystaniu chmury obliczeniowej, aplikacji mobilnych, czy realizujące koncepcję BYOD (ang. Bring Your Own Device), zakładającą wykorzystanie przez pracowników urządzeń prywatnych w celach służbowych. Narzędzia takie jak np. aplikacja Xerox PrintBack daje możliwość m.in. drukowania zdjęć i dokumentów bezpośrednio ze smartfona i tabletu, zdalnego kopiowania danych z repozytoriów w chmurze do komputera w firmie, czy przechowywania zadań drukarki na komputerze do momentu zlecenia drukowania w celu zapewnienia bezpieczeństwa wrażliwych dokumentów. Wszystko to sprawia, że pracownicy mobilni mogą wykonywać swoją pracę z dowolnego miejsca na świecie – mówi Maciej Nuckowski, Dyrektor Działu Usług, Xerox Polska.
Zmiany zachodzące na rynku pracy są często inicjowane przez samych pracowników. Według raportu „The Rise of the Mobility”, aż 3 na 5 z nich deklaruje, że biuro nie jest potrzebne do bycia produktywnym. Pracodawcy dostosowują się do zupełnie nowych wymogów, wprowadzając zintegrowane systemy motywacji oraz efektywnego zarządzania zespołem.
– W związku ze zmieniającymi się oczekiwaniami wobec pracy mobilnej, przedsiębiorstwa coraz częściej decydują się na wdrożenie nowoczesnych systemów kontroli oraz premiowania pracowników. Ważne jest jednak to, aby sami zainteresowani zdawali sobie sprawę, że wprowadzenie takich metod nie jest przejawem braku zaufania, ale rozwiązaniem, które optymalizuje ich pracę, jak również stanowi podstawę do uczciwej gratyfikacji. Badania FernPartners pokazują, że używany w co 3 firmie system wyliczania premii jedynie na podstawie przychodu uzyskanego przez osobę zatrudnioną jest nieskuteczny. Wykorzystanie w tym procesie m.in. technologii GPS sprawia, że pracodawcy, po analizie danych, mogą udzielić konkretnej informacji zwrotnej swoim pracownikom i nagradzać ich pracę w przejrzysty i przemyślany sposób. Wprowadzenie takiego systemu szczególnie sprawdza się w przypadku firm zatrudniających wielu przedstawicieli mobilnych m.in. z sektora FMCG, bankowego czy farmaceutycznego – tłumaczy Kamil Jakacki, Dyrektor ds. Sprzedaży w Cartrack Polska.
Mimo wszystko, idea wirtualnych biur oraz pracowników wykonujących obowiązki wyłącznie w domu lub w innej dowolnej lokalizacji to nadal mglista wizja z dalekiej przyszłości, na którą większość przedsiębiorstw nie może i nie powinna sobie pozwolić. Fizyczna powierzchnia biurowa to nadal kluczowy element pracy, dzięki któremu można lepiej zrozumieć, w jaki sposób przebiega kooperacja i proces powstawania kreatywnych pomysłów.