Biuro do zadań specjalnych

Dobry architekt zaprojektuje chodnik tam, gdzie już została wydeptana ścieżka. Tą samą drogą postanowili iść projektanci biur i zaaranżować ich wnętrza opierając się na codziennych aktywnościach pracowników. Nie kreując potrzeb, tylko odpowiadając na nie.

Samodzielnie, w grupach, oddzieleni od świata bądź z widokiem na miasto, na poduchach czy na krzesłach, a nawet w kuchni, z nogami niedbale przerzuconymi przez fotel. Tak mogą pracować użytkownicy biur kreowanych według najnowszych trendów. Koncepcja Activity Based Workplace – bo o niej mowa, postuluje otwartą przestrzeń dla pracowników uwolnionych od biurek, podzieloną na różne strefy aktywności. Idea ta została w maksymalnym wymiarze wprowadzona w życie w biurze szwedzkiej firmy dewelopersko-budowlanej Skanska w warszawskim budynku Atrium 1.

W atmosferze biurowej wolności

Kilkudziesięciu pracowników Skanska w Warszawie co rano zaczyna dzień od wspólnego śniadania w nowocześnie urządzonej, obszernej kuchni. Następnie każdy przechodzi do swoich obowiązków w dowolnie wybranym miejscu biura. Miejsce to każdego dnia może być inne. Ta biurowa wolność musiała jednak mieć precyzyjnie przygotowany grunt.

– „Taka aranżacja biura była dla nas małą rewolucją. Przed zaplanowaniem przestrzeni zostały przeprowadzone badania – specjalistyczna firma Workplace Solutions przez kilka tygodni obserwowała nasze codzienne aktywności, ścieżki, którymi chodzimy, gdzie najbardziej lubimy pracować i jak dużo czasu spędzamy na pracy indywidualnej czy na spotkaniach. Nowe biuro miało zapewnić maksymalny komfort, dostosowując się do specyfiki naszej pracy, ale za to my musieliśmy odzwyczaić się na przykład od zasiadania przy własnym biurku, co, jak się okazało – i tak robiliśmy dość rzadko” – komentuje Katarzyna Zawodna, prezes Skanska Property Poland.

Przeprowadzone badania przyniosły kilka ważnych wniosków – między innymi taki, że w biurze nigdy nie przebywają wszyscy pracownicy na raz. Ograniczenie liczby biurek i nadanie im statusu „wolnego dla każdego” było więc naturalnym rozwiązaniem. Dziś w Warszawie na tych zasadach pracuje osiemdziesiąt osób. Co ciekawe, w sztokholmskim biurze Skanska w ten sposób dzieli przestrzeń ponad 1 000 pracowników.

Na ciszę, burzę i relaks

Pomysłowo zaaranżowane biuro oferuje miejsca do różnych typów aktywności. Ci, którzy w danym dniu potrzebują skupienia, mogą zdecydować się na kilka opcji. Jedną z nich jest przestrzeń do pracy w ciszy. Znajduje się tam największa liczba biurek – 50 oraz stanowiska do pracy stojącej, z regulacją wysokości. Do głośnych rozmów z partnerami biznesowymi służy tak zwana budka telefoniczna – o powierzchni zaledwie 3,5 mkw., gdzie można usiąść wygodnie z laptopem i zamknąć się na dłuższą konwersację. W ośmiu salach konferencyjnych różnej wielkości można zorganizować telekonferencję czy oficjalne spotkanie.

– „Część cicha oraz formalna płynnie przechodzi w kilkanaście wysp służących do nieformalnych spotkań oraz należących do przestrzeni kreatywnej. To tu odbywają się na przykład spotkania projektowe czy tak zwane burze mózgów. Kiedy potrzebujemy przerwy, korzystamy ze strefy odpoczynku – gramy w piłkarzyki czy na konsoli oraz korzystamy z sali fitness. W piątki chodzimy na biurowy pilates. Dzięki temu jesteśmy lepiej zintegrowani” – opowiada Katarzyna Zawodna.

Znaczenie integracji wśród pracowników dostrzega w swoim ostatnim raporcie „Health, Wellbeing & Productivity in Offices” World Green Building Council. Badania przeprowadzone w jednym z call center Bank of America wskazały, że zapewnienie wspólnej przestrzeni i możliwości tworzenia koleżeńskich więzi pomiędzy pracownikami doprowadziło do redukcji stresu oraz zadziwiającego spadku rotacji kadr – z 40 do 12%. Przyniosło to firmie 15 milionów dolarów oszczędności rocznie w skali całego kraju.

– „Rozwój nowych technologii, który dał pracownikom możliwości różnych form telepracy wbrew pozorom nie sprawił, że wszyscy chcą zostawać w domu. Jak się okazuje – wolą się spotykać i pracować wspólnie w dobrze do tego dostosowanej przestrzeni biurowej” – komentuje Katarzyna Zawodna.

Lista biurowych korzyści

Korzyści wynikające z takiej organizacji przestrzeni udowodnili managerowie firmy Plantronics – globalnego producenta sprzętu elektronicznego1. Zmniejszenie liczby sal konferencyjnych z osiemnastu do pięciu, stworzenie miejsc koncentracji, pracy zespołowej, indywidualnych i nieformalnych spotkań przyniosły redukcję nieobecności w biurze z 12,7% do 3,5%. Satysfakcja związana z miejscem pracy wzrosła o niemal 25% – do 85%.

– „Na nasze badania efektywności zmian jeszcze za wcześnie – wykonuje się je 4-6 miesięcy po przeprowadzce, ale satysfakcja zespołu da się zauważyć „gołym okiem”. Nasze biuro robi też wrażenie na klientach i trochę o to nam też chodziło – żebyśmy przez taką aranżację powierzchni mogli wyrazić całą swoją firmową filozofię, w centrum której są ludzie i ich potrzeby. Moglibyśmy ograniczyć powierzchnię, ale woleliśmy dać ją zespołowi. To też doradzamy klientom – zyskają lojalność i wdzięczność pracowników, a to na pewno przełoży się efekty” – komentuje Katarzyna Zawodna.

Czy takie rozwiązania przyjmą się na rynku?

– „Firmy podążają za trendami i żywiołowo interesują się zastosowaniem u siebie przynajmniej części rozwiązań – każde z nich powinno być dostosowane do pracy w danej organizacji, w danej branży. Chcą reagować na zmieniające się style pracy, odpowiadać na potrzeby nowych pokoleń i tworzyć przestrzenie integrujące cały zespół. Pamiętajmy, że niebawem na rynku pojawi się pokolenie Z – a to oznacza dla niektórych firm pięć generacji w jednym biurze” – dodaje Katarzyna Zawodna.

---
1Raport “Health, Wellbeing and Productivity”, World Green Building Council, 2014