W najnowszych badaniach Mikomax Smart Office dotyczących organizacji biur 65% respondentów wskazało, że wygląd i organizacja stanowiska pracy są ważne, jednak mniej niż co piąty zgadza się ze stwierdzeniem, że jego obecne biuro wspiera go w efektywnym działaniu. Aż 85% pracowników uważa, że miejsce, w którym przebywają, mogłoby lepiej odpowiadać na ich zawodowe potrzeby. Z drugiej strony prognozy Cushman & Wakefield wskazują, że 2014 rok będzie czasem dalszego zmniejszania liczby metrów przypadających na jednego pracownika biurowego w związku z dążeniem do optymalizacji przez firmy. Jak pogodzić potrzeby pracowników z poszukiwaniem oszczędności? Rozwiązaniem są inteligentne, innowacyjne biura sprzyjające efektywności i kreatywności, czyli smart-office.
Dobrze przemyślane i zaplanowane biuro, zajmujące mniej metrów kwadratowych niż duża, niezbyt dobrze urządzona siedziba, oznacza dla firmy zmniejszenie kosztów najmu i eksploatacji przy jednoczesnym wzroście zadowolenia pracowników. Warunkiem jest wdrożenie rozwiązań poprawiających efektywność i atrakcyjność przestrzeni biurowej.
– Organizacje na świecie stoją przed wyzwaniem polegającym na podniesieniu efektywności środowiska pracy. Poza optymalizacją kosztową, menedżerowie coraz częściej kładą nacisk na wystudiowane kształtowanie przestrzeni. Tworzenie elastycznych, starannie zaplanowanych powierzchni o zdywersyfikowanym przeznaczeniu – sprzyjających pracy zespołowej, kreatywności, koncentracji czy regeneracji, poprzedzone badaniem zachowań i potrzeb pracowników, ma przełożenie na produktywność użytkowników biura. Takie rozwiązania mogą zwiększyć zaangażowanie pracowników, zmniejszyć liczbę dni spędzanych na zwolnieniach lekarskich czy poziom rotacji, a w rezultacie prowadzić do lepszych wyników biznesowych organizacji – komentuje Anna Krześniak, Starszy Konsultant w Dziale Reprezentacji Najemcy, Jones Lang LaSalle
Nowoczesne strategie kształtowania i zarządzania przestrzenią biurową (tzw. workplaces strategies) mają na celu zapewnienie korzyści zarówno firmom, jak i ich otoczeniu.
– Realizacja trudnych do pogodzenia celów jest możliwa dzięki zastosowaniu przez deweloperów nowej filozofii myślenia o budynkach. Przykładem może być nowe podejście do oferty Skanska Property Poland „Workplaces by Skanska”, której efektem są nowoczesne, zielone i komfortowe budynki biurowe efektywne dla najemców i zdrowe dla pracowników. To znacznie więcej niż po prostu biura. To otwarte, tętniące życiem obiekty oparte na zrównoważonych technologiach – mówi Katarzyna Zawodna, Prezes Skanska Property Poland.
Ważnym motorem biurowych przemian jest również zmieniający się model działania organizacji związany z dynamicznym rozwojem nowych technologii i wejściem na rynek nowego pokolenia pracowników.
– W nowoczesnych firmach, choć wciąż największą część zadań wykonujemy samodzielnie, dużą rolę odgrywa współdziałanie. Jak wynika z badań Mikomax Smart Office, koncepcyjną pracę zespołową uznaje za ważną 58% młodszych i 76% starszych ankietowanych. Możliwość uczenia się od innych jest wartością dla około 70% badanych. Istotne stają się więc odpowiednie przestrzenie do zadaniowych i nieformalnych spotkań, pracy w skupieniu czy telekonferencji. Niestety, nie wszystkie biura dają możliwości realizowania tych potrzeb – zaznacza Zuzanna Mikołajczyk, Dyrektor Marki Mikomax Smart Office.
Korzystna dla wszystkich optymalizacja
Z badań CBRE wynika, że w nowoczesnych organizacjach w danej chwili przebywa w biurze ok. 70% pracowników. W przyszłości liczba ta prawdopodobnie będzie się jeszcze zmniejszać, głownie w związku ze wzrostem popularności różnych form telepracy. Stąd koncepcja tzw. gorących biurek (z ang. hot desks), czyli stanowisk pracy dzielonych przez specjalistów w danej chwili przebywających w siedzibie firmy. Zatrudnieni nie mają przypisanych sobie przestrzeni, a przychodząc do biura wybierają sobie jedno z wolnych miejsc.
– Zaoszczędzony w ten sposób metraż można przeznaczyć na pomieszczenia w znaczący sposób poprawiające jakość pracy w biurach, na które dotąd mogło nie być wystarczająco dużo miejsca. Są to m.in. komfortowe pomieszczenia służące do spotkań i wykonywania wspólnych zadań, interaktywne sale telekonferencyjne, atrakcyjne pomieszczenia socjalne – kawiarnie i kuchnie czy miejsca wypoczynku, wyciszone pokoje do pracy w skupieniu oraz tzw. budki telefoniczne, czyli małe pomieszczenia do wykonywania rozmów telefonicznych czy mini-telekonferencji – mówi Katarzyna Zawodna.
Nowoczesne miejsca w biurach kopalnią kreatywności
Podnoszenie kreatywności i wyzwolenie niestandardowego myślenia to jeden z najważniejszych celów nowoczesnych siedzib firm. Nowe biura mają więc często nietypowe kształty, są wyposażone w niestandardowe rozwiązania i nietypowe wzornictwo. Stosowane wcześniej ostre granice między pomieszczeniami i strefami coraz bardziej się zacierają, a ich role nie są wyraźnie ustalone. Otwarty hall może stać się miejscem inspirujących burz mózgów, a sala konferencyjna multimedialnym pokojem do wirtualnych spotkań specjalistów z wielu kontynentów. Z badań Mikomax Smart Office wynika, że dla większości specjalistów wykonywanie zadań zespołowych jest szczególnie ważnym aspektem pracy, a w grupie młodszych pracowników prawie co drugi podkreśla rolę przerw i odprężenia dla swojej efektywności. Wiele biur ma zaplanowane przestrzenie z założenia sprzyjające poszukiwaniom nowych rozwiązań. Nowe strefy kreatywności zwykle wyposażone są w wygodne sofy, huśtawki, a nawet hamaki, a ich ściany pomalowane są na intensywne kolory, które sprzyjają stymulacji mózgu. O tym, jak ważne są spotkania pracowników w inspirujących przestrzeniach wspólnych wiedzą naukowcy z University of Michigan. Ich badania z 2012 roku wykazują, że blisko 80% pomysłów w firmach powstaje w biurze podczas pracy w grupie lub dzięki indywidualnej komunikacji pracowników i nieformalnym rozmowom w kuchni. Ponadto stwierdzono, że przebywanie w ciasnych pomieszczeniach może ograniczać kreatywność pracownika nawet o 20%.
– Praca w odosobnieniu pozwala na wykonywanie zadań w skupieniu, ale często ogranicza kreatywność i zmniejsza efektywność wykonywanej pracy. Dlatego coraz bardziej doceniana jest praca zespołowa. Grupa pracująca razem zdolna jest wykonać więcej niż każdy indywidualny pracownik może wypracować oddzielnie. To z kolei przekłada się na powodzenie w realizowaniu nadrzędnych celów danej firmy. W dzisiejszych czasach, przy wykorzystywaniu dostępnych technologii, organizacja pracy grupy jest możliwa do realizacji nawet w przypadku rozproszonego środowiska pracy zespołu – mówi Marzena Sagan z Capgemini Polska.
Współcześnie biura ewoluują w kierunku otwartych, dynamicznych i elastycznych centrów obsługi procesów i zarządzania projektami. Przestrzeń ma otwierać granice, a nie je stwarzać. Efektywna, przyjazna i kreatywna przestrzeń – to atrybuty przestrzeni biurowych przyszłości.