Podczas poszukiwań nowego biura zazwyczaj zwracamy uwagę na odpowiednią lokalizację, nowoczesne wyposażenie budynku, możliwość elastycznego kształtowania przestrzeni czy dodatkowe udogodnienia znajdujące się w pobliżu, takie jak sale konferencyjne, restauracje czy centra handlowe. Nie wszyscy jednak zdają sobie sprawę, jak ważne jest to, kto jest właścicielem i zarządcą danego obiektu biurowego.
Przed podjęciem ostatecznej decyzji o wyborze nowego biura, dobrym pomysłem będzie zebranie informacji na temat osoby, która podejmuje decyzje dotyczące funkcjonowania budynku, w którym chcemy wynająć powierzchnię. Dzięki temu możemy dowiedzieć się, jak się z taką osobą współpracuje, czy jest otwarta na sugestie i chętnie pomaga rozwiązywać bieżące problemy. Rozmawiając z innymi najemcami danego obiektu uzyskamy informacje na temat jakości usług oferowanych w budynku, a także dowiemy się, jak przebiegają kontakty pomiędzy właścicielem i zarządcą a najemcami.
Poniżej przykłady cech dobrego właściciela, na które należy zwrócić uwagę podczas poszukiwań nowego biura. Pozwoli to ocenić, jak może przebiegać współpraca podczas okresu wynajmu. Warto pamiętać, że właściciele budynków z reguły korzystają ze wsparcia profesjonalnych zarządców, a ci z kolei współpracują z grupą specjalistów, od których także zależy to, czy najemcy są zadowoleni z funkcjonowania ich biura.
1. Właściciel z długim stażem
To dobry znak, jeśli właściciel budynku, w którym chcemy wynająć biuro, jest z nim związany od wielu lat lub nawet od początku jego istnienia. Mamy wtedy gwarancję, że wiąże on z tym miejscem poważne plany, stara się, aby budynek był utrzymywany w dobrym stanie, a także jest skłonny w niego inwestować. Wynajmując powierzchnię w takim budynku będziemy mieli pewność, że właścicielowi i zarządcy zależy na długofalowych relacjach i będziemy mogli liczyć na ich pomoc w trudnych sytuacjach. Ma to szczególne znaczenie, jeżeli planujemy pozostać w danym miejscu na dłużej, co oznacza, że nasze kontakty z osobami podejmującymi decyzje i zarządzającymi budynkiem nie ograniczą się tylko do negocjacji i podpisania umowy, ale także będziemy wspólnie planować i realizować remonty czy też nowe inwestycje.
2. Indywidualne podejście do każdego najemcy
Nie ma dwóch takich samych najemców. Każdy użytkownik biura ma inne wymagania, potrzebuje różnych rozwiązań technologicznych czy powierzchniowych. Dobry właściciel powinien od samego początku starać się jak najlepiej poznać potrzeby firmy, która jest zainteresowana powierzchnią biurową w jego budynku. Odpowiednie zrozumienie specyfiki działalności biznesowej przyszłego najemcy i stworzenie dla niego indywidualnej oferty to podstawowy krok w celu nawiązania relacji nastawionej na współpracę. Najemca, który ma poczucie, że właściciel i zarządca danego biurowca dbają o jego indywidualne potrzeby, służą doradztwem oraz profesjonalną pomocą, na pewno będzie zadowolony z funkcjonowania swojego biura.
3. Najwyższa jakość oferowanych usług za dobrą cenę
Bardzo ważne jest także to, aby jakość usług oferowanych w budynku biurowym była nie tylko jak najwyższa, ale także by były one dostępne w konkurencyjnych cenach. Klienci oraz biura wielu firm znajdują się za granicą, dlatego też najemcy zwracają coraz większą uwagę na nowoczesne technologie, takie jak bezprzewodowy dostęp do Internetu (WiFi), telefonia IP, sieć korporacyjna umożliwiająca prowadzenie video- i telekonferencji z oddziałami znajdującymi się na całym świecie, połączenia telefoniczne przez Internet czy poczta głosowa o właściwościach skrzynki mailowej. Najemcy doceniają także sytuację, gdy zyskują bardziej bezpośrednią kontrolę nad warunkami pracy poprzez usługi dostępne online, takie jak kontakt z obsługą techniczną budynku, podgląd menu w pobliskiej restauracji, rezerwacja sal konferencyjnych czy obraz „na żywo” z kamer internetowych pokazujących natężenie ruchu na trasach wyjazdowych z biura.
4. Dbałość o biznes najemcy
Dobry właściciel i zarządca nie tylko dbają o swoje interesy, ale także mają na uwadze rozwój działalności biznesowej najemcy. Jeśli istnieje taka możliwość, osoba zarządzająca budynkiem biurowym może pomóc w nawiązaniu współpracy pomiędzy różnymi firmami, które wynajmują powierzchnię w tym samym budynku. Dzięki temu dobre relacje sąsiedzkie mogą przerodzić się w kontakty biznesowe z korzyścią dla obu partnerów. Z punktu widzenia właścicieli budynków, dbanie o biznes najemcy jest jednocześnie najlepszą inwestycją w ich własny biznes.
5. Nawiązywanie dobrych relacji z najemcami
Pomimo, że wynajmowanie powierzchni to kwestia czysto biznesowa, dobrze jest, gdy właściciel i zarządca nawiązują bliższe relacje z najemcami. Wspólny lunch na początku współpracy pozwala na wprowadzenie mniej formalnej atmosfery w ich wzajemnych stosunkach. Osoby zarządzające budynkiem biurowym, którym udało się nawiązać otwarte relacje ze swoimi najemcami, są w stanie łatwiej i szybciej odpowiadać na ich potrzeby, gdyż znają je lepiej. Takie kontakty mogą być systematycznie podtrzymywane podczas całego okresu wynajmu powierzchni biurowej np. poprzez wspólne spotkania z okazji świąt i innych ważnych dla najemców wydarzeń.
6. Gotowość do pomocy
Rola właściciela biurowca nie kończy się tylko na podpisaniu umowy z najemcą. Przez cały czas jej trwania działający w jego imieniu zarządca powinien być zawsze gotowy do pomocy czy rozwiązywania pojawiających się problemów. Dobry właściciel i zarządca sami wychodzą z inicjatywą – proponują innowacyjne rozwiązania, starają się uprzedzać pytania i prośby najemcy. Dzięki temu właściciel firmy, który wynajmuje powierzchnię biurową, może czuć się bezpiecznie, bo wie, że jest ktoś, kto czuwa nad tym, aby on mógł spokojnie skupić się na prowadzeniu swojego biznesu.
Poza wyżej wymienionymi kwestiami, warto wziąć pod uwagę także inne aspekty, które mogą mieć wpływ na relacje pomiędzy zarządcą a najemcami. Pamiętajmy, że umowa najmu powierzchni biurowej to nie tylko kontrakt, ale także nawiązanie relacji biznesowej. Jej celem jest zapewnienie wzajemnych korzyści wszystkim zainteresowanym, czyli właścicielowi budynku, jego zarządcy, najemcom i ich pracownikom, a także klientom oraz wszystkim osobom zaangażowanym w codzienne funkcjonowanie miejsc, w których pracujemy i prowadzimy działalność gospodarczą. To właśnie najemcy, właściciel oraz zarządca budynku wspólnie wnoszą czynnik ludzki do zawartej umowy najmu.
Autorem artykułu jest Eyal Litwin, wiceprezes w Adgar Investments & Developement, który odpowiada m.in. za zarządzanie kompleksem biurowym Adgar znajdującym się w Centrum Biznesowym na Mokotowie w Warszawie.
Kompleks biurowy Adgar usytuowany w centrum biznesowym na Mokotowie w Warszawie składa się z budynku Adgar Business Centre o powierzchni 11 600 m2 oraz dwóch nowych 10-piętrowych budynków klasy A: Adgar Plaza A i B o łącznej powierzchni 27 000 m2. Wszystkie trzy budynki tworzą razem nowoczesny, dobrze wyposażony kompleks biurowy o całkowitej powierzchni najmu wynoszącej 39 000 m2 zapewniający warunki sprzyjające efektywnej pracy. Wśród firm, których siedziby znajdują się w kompleksie Adgar, znajdują się: Mostostal Warszawa, Pfizer, DuPont, Symantec, Antalis Polska, Biuro Informacji Kredytowej, DQS Polska, EDP Polska, Futurestep, Gilead Polska, Gruper, MAP Polska, PartyLite, Schneider Electric, Urząd Zamówień Publicznych oraz biura spółek zależnych firmy Adgar w Polsce.