Ważnym uczestnikiem rynku najmu powierzchni biurowej staje się sektor publiczny.
W największych miastach w Polsce, poza Warszawą, głównym najemcą powierzchni biurowej od kilku już lat są firmy świadczące nowoczesne usługi dla biznesu. Szczególnie intensywnie centra outsourcingowe rozwijają się we Wrocławiu i Krakowie, w których w 2014 roku inwestorzy z tego segmentu rynku wynajęli zdecydowaną większość biur, na które podpisane zostały umowy.
Warszawa, która jest głównym rynkiem biurowym w naszym kraju, pełni także funkcję największego centrum finansowego w rejonie Europy Środkowo-Wschodniej. Skupia nadrzędne jednostki organizacyjne, regionalne oddziały międzynarodowych firm oraz siedziby wielu wiodących, krajowych przedsiębiorstw.
Ważnym uczestnikiem warszawskiego rynku najmu powierzchni biurowej staje się w ostatnim czasie również sektor publiczny, reprezentujący zarówno polskie jednostki administracyjne, jak i delegatury instytucji europejskich. Już w poprzednich latach podmioty publiczne zawierały umowy najmu na zasadach komercyjnych, ale w 2014 roku zaznaczyły swoją obecność na rynku biurowym znacznie wyraźniej, poszukując optymalizacji zajmowanej powierzchni, kosztów i lokalizacji.
W ubiegłym roku znaczące umowy najmu zawarły m.in. PKP, Agencja Rynku Rolnego, Urząd Rejestracji Leków, Główny Inspektorat Transportu Drogowego, czy Urząd Lotnictwa Cywilnego. Do nowej siedziby przeniosła się Agencja Nieruchomości Rolnych i Izba Celna.
Małgorzata Brawura-Biskupska z firmy doradczej Walter Herz prognozuje, że podmioty administracji państwowej w najbliższych latach wyraźnie zwiększą swój udział w wolumenie umów najmu powierzchni biurowej na warszawskim rynku, zarówno w obiektach o najwyższym standardzie, jak i w budynkach klasy B.
– Urzędy poszukują powierzchni biurowej odpowiadającej ich indywidualnym, ściśle określonym potrzebom. Zgłaszają zapotrzebowanie, zarówno na centralnie położone biura, jak również konkurencyjne cenowo powierzchnie, znajdujące się w pewnej odległości od centrum miasta. Dokładnie sprofilowane oczekiwania poszczególnych instytucji państwowych wymagają poszukiwania, w zależności od typu urzędu, samodzielnych budynków, albo np. powierzchni usytuowanych na parterze, które ułatwiają obsługę klientów. Jedną z najczęściej pojawiających się wytycznych jest odległość od określonych jednostek nadrzędnych – informuje Małgorzata Brawura-Biskupska.
Specjalistka z Walter Herz zauważa, że najemcy z sektora publicznego decydują się na różnego rodzaju lokalizacje. – Na przykład centralnie położony kompleks biurowy Warsaw Spire stanie się siedzibą Centrum Unijnych Projektów Transportowych. A 70 proc. powierzchni w usytuowanym na Mokotowie biurowcu Domaniewska Office Hub zajmie Poczta Polska. Przykładem instytucji, która wybrała lokalizację poza centrum może być zaś Agencja Rozwoju i Restrukturyzacji Rolnictwa, która od lat jest najemcą kompleksu Poleczki Business Park, znajdującego się na Ursynowie – wymienia Małgorzata Brawura-Biskupska.
Analizy Walter Herz wskazują, że najemcy z segmentu administracji państwowej poszukują powierzchni biurowych przede wszystkim w celu konsolidacji kilku lokalizacji lub zwiększenia metrażu. Motywacją do zmiany biura jest dla nich również możliwość obniżki czynszu, tym bardziej że w obecnych warunkach rynkowych mogą liczyć na wynegocjowanie korzystniejszych warunków finansowych. – Koszy utrzymania powierzchni w najczęściej zajmowanych przez instytucje państwowe, starszych budynkach są często wysokie i przeprowadzka może dać spore oszczędności – zauważa Małgorzata Brawura-Biskupska z Walter Harz.
Przedstawicielka firmy doradczej przyznaje, że analizy opcji relokacji wykonywane dla najemców z sektora publicznego dają czasem zaskakujące rezultaty. – Dzięki wykorzystaniu specjalistycznych narzędzi analitycznych możemy przedstawić najbardziej korzystne rozwiązania. Przy czym zdarza się, że lokalizacje które na początku wydawały się najlepsze po dogłębnej analizie okazują się nie być tymi najbardziej optymalnymi – zaznacza Małgorzata Brawura-Biskupska.
Zdaniem specjalistki, firmy z sektora publicznego są stabilnymi najemcami, niezależnie od fluktuacji rynku, doskonałymi płatnikami i na ogół wynajmują biura o dużym metrażu. Utrudnieniem w reprezentacji tego typu najemców jest z kolei duże sformalizowanie procesu najmu, ze względu na przykład na procedury przetargowe, które zwykle powodują rozciągnięcie postępowania w czasie. Przeszkodę może stanowić również brak możliwości wyrażenia czynszu najmu w obcej walucie, przedstawienia zabezpieczenia umowy i zawarcia kontraktu na czas określony. Koszty aranżacji biur podnosi zaś wymagany najczęściej przez budżetówkę gabinetowy układ biur.
Także aktywność inwestycyjna deweloperów wiąże sie obecnie z chęcią przyciągnięcia do nowych budynków najemców z sektora publicznego. Na przykład inwestor budynku biurowego położonego przy ul. Ciołka na warszawskiej Woli planuje zainteresować obiektem instytucje państwowe. Budowa biurowca C 12 A stanowi kontynuację strategii realizowanej przez firmę od kilku lat. Nowy budynek powstanie w sąsiedztwie 8 innych biurowców spółki, w których ulokowało się już wiele instytucji publicznych, jak np. Izba Celna, Prokuratura Rejonowa, czy Urząd Pracy.